La documentation doit être facile à mettre en œuvre, à partager, à stocker et à sécuriser. Convenir d’une base de données de partage de l’information avecles PACL (par exemple, un dossier Box) peut être une bonne option pour garder tout en un seul endroit. Lors d’événements ou de décisions majeurs, les informations non confidentielles doivent être largement diffusées au sein des PACL, afin de favoriser la transparence et la confiance. Le personnel doit travailler avec le PACL pour déterminer qui doit partager ces informations et comment.
Les bailleurs de fonds multilatéraux, les gouvernements ou d’autres acteurs peuvent avoir des exigences spécifiques en matière de documentation, comme un procès-verbal de réunion, une liste signée des participants ou un accord négocié. Dans d’autres contextes, la documentation peut prendre une forme plus innovante, comme une vidéo sur smartphone d’une réunion ou d’une cérémonie, un enregistrement d’un témoignage oral, des photos avec légendes, un texte WhatsApp ou une conversation vocale, un rapport écrit, des listes à puces, une chanson ou une représentation artistique d’une réunion ou d’un accord. La forme de la documentation doit être convenue avec les PACL.
La documentation doit répondre aux besoins de TNC et des PACL. TNC peut estimer que certains éléments doivent être documentés par écrit, par exemple pour un rapport de donateur ou pour la mémoire institutionnelle de l’équipe. Si les PACL préfèrent un format différent, il est possible de respecter les deux formats, à condition que la transparence soit maintenue et que la version écrite ne soit pas considérée comme contraignante pour les PACL.
