A documentação deve ser fácil de implementar, compartilhar, armazenar e manter segura. Uma boa opção para manter tudo em um só lugar seria um banco de dados de compartilhamento de informações (por exemplo, uma pasta Box), escolhido em consenso com os IPLCs. No caso de eventos ou decisões importantes, as informações não confidenciais deverão ser amplamente compartilhadas com toda a comunidade IPLC, fundamentando a transparência e a confiança. A equipe deve trabalhar com os IPLCs para identificar quem deve compartilhar essas informações e como.
Financiadores multilaterais, entidades governamentais ou outras partes podem ter requisitos de documentação específicos, como atas de reuniões, lista assinada de participantes ou um acordo negociado. Em outros contextos, a documentação pode assumir uma forma mais inovadora, como um vídeo de smartphone de uma reunião ou cerimônia, uma gravação de um testemunho oral, fotos com legendas, uma conversa do WhatsApp por texto ou voz, um relatório escrito, listas itemizadas, uma canção ou a representação de um artista de uma reunião ou acordo. A forma de documentação deve ser acordada previamente com a comunidade IPLC.
A documentação deve satisfazer tanto às necessidades da TNC quanto dos IPLCs. A TNC pode achar que certos elementos precisam ser documentados por escrito; por exemplo, para um relatório do doador ou para a memória institucional da equipe. Se os IPLCs preferirem um formato diferente, talvez seja possível honrar ambos os formatos, desde que a transparência seja mantida e a versão escrita não seja considerada vinculativa à comunidade IPLC.
