记录应该易于执行、共享、存储和安全保护。与IPLC协商建立信息共享数据库(例如Box卷宗)可能是一个可以将所有内容都保存在一个地方的很好的选择。对于主要事件或决策,为支持透明度和信任,应在整个IPLC中广泛共享非机密信息。员工应与IPLC合作,以确定应该由谁来共享以及如何共享此信息。
多边出资人、政府或其他行为人可能有特定的记录要求,例如会议记录、签署的与会者名单,或经谈判而达成的协议。在其他情况下,可以采用更具创新性的形式进行记录,例如记录会议或仪式的智能手机视频、录制的口头证词、带文字注释的照片、WhatsApp文本或语音对话、书面报告、项目符号列表(bulleted lists)、歌曲或某艺术家对某场会议或某个协议的描述。必须就记录的形式与IPLC达成协议。
记录应满足TNC和IPLC双方的需求。TNC可能会感觉需要对某些要素进行书面记录,例如关于捐赠人报告的记录或团队提交给其机构的记录。如果IPLC偏爱另一种格式,则只要透明度能够得到保证,并且认为书面形式对IPLC不具有约束力,则可以采用两种格式。