Debería ser fácil implementar, compartir, guardar y mantener la documentación en un lugar seguro. Una buena opción para guardar todo el material en un solo lugar podría ser acordar con el PICL el uso de una base de datos para compartir información (por ejemplo una carpeta en el sistema Box). Al tratarse de eventos o decisiones importantes, la información que no es confidencial debería compartirse ampliamente con el PICL, para apoyar la transparencia y la confianza. El personal de TNC debería trabajar con el PICL a fin de identificar con quién se debería compartir la información y cómo.
Los financiadores multilaterales, gobiernos y otros actores podrían exigir requisitos específicos para la documentación, como, por ejemplo, minutas de las reuniones, lista firmada de los asistentes o un acuerdo negociado. En otros contextos, la documentación podría adquirir un formato más innovador, como, por ejemplo, un video en un smartphone de la reunión o ceremonia, una grabación de un testimonio oral, fotografías con leyendas, una conversación grabada o escrita en un mensaje de WhatsApp, un informe escrito, una lista no numerada, una canción, o la representación de una reunión o acuerdo elaborada por un artista. El formato de la documentación debe ser acordado con el PICL.
La documentación debería ajustarse a las necesidades tanto de TNC como del PICL. Es posible que TNC considere que algunos elementos deben documentarse por escrito, por ejemplo, para un informe destinado a un donante o el registro institucional del equipo. Si el PICL prefiere otro formato, podría ser factible respetar ambos formatos, siempre y cuando se mantenga la transparencia, y la versión escrita no se considere vinculante para el PICL.
