Dokumentasi seyogianya mudah dilakukan, dibagikan, disimpan, dan dijaga keamanannya. Menyetujui basis data berbagi informasi dengan MAKL (misalnya, sebuah folder Box) mungkin pilihan bagus untuk menyimpan semuanya di satu tempat. Untuk peristiwa atau keputusan penting, informasi yang tidak bersifat rahasia harus dibagikan secara luas ke seluruh MAKL guna mendukung transparansi dan kepercayaan. Staf harus bekerja sama dengan MAKL untuk mengidentifikasi orang yang seharusnya membagikan informasi ini dan caranya.
Penyandang dana multilateral, pemerintah, atau pelaku lain mungkin memiliki persyaratan dokumentasi khusus, seperti risalah pertemuan, daftar peserta bertanda tangan, atau kesepakatan yang dirundingkan. Dalam konteks lain, dokumentasi dapat mengambil bentuk yang lebih inovatif, seperti video ponsel pintar dari pertemuan atau upacara, rekaman kesaksian lisan, foto dengan keterangan, pesan teks atau percakapan suara WhatsApp, laporan tertulis, daftar berbutir, nyanyian, atau lukisan seniman tentang pertemuan atau kesepakatan. Bentuk dokumentasi harus disetujui oleh MAKL.
Dokumentasi seyogianya memenuhi kebutuhan TNC dan MAKL. TNC mungkin merasa bahwa elemen-elemen tertentu perlu didokumentasikan secara tertulis, misalnya, untuk laporan donor atau ingatan kelembagaan tim. Jika MAKL lebih memilih format yang lain, menghormati kedua format dapat dilakukan, selama transparansi terjaga dan versi tertulis tidak dianggap mengikat MAKL.
